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酒店管理OA 办公自动化 Office Automation 2016(叶予舜)

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酒店管理 OA 办公自动化 Office Automation 办公自动化( Office Automation, 简称 OA)是将现代化办公和计算机 网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是当前新技术革命中一个技术应 用领域,属于信息化社会的产物。 面向集团应用,支持任意多级部门。通知、邮件、工作日志、考勤、工作任 务、工时统计、组织结构图、项目管理、文件中心、企业通讯簿、物品管理、资 产管理、车辆管理、人事档案管理、采购管理、供货商管理、财务管理、销售管 理、库存管理、售后服务管理、客户关系管理、客户备忘录管理、实时消息、文 件传输、广播、内部短信、手机短信、网络电话、天气预报(实时)、工作流: (1. 收文登记单, 2 发文登记单, 3 设备报修单, 4 用车申请单,5 工作交办单,6 办公 用品申领单 ,7 会议申请单 ,8 复印申请单 ,9 请假申请单 ,10 出差申请单 ,11 加 班申请单,12 借款申请单,13 工作联系单,14 会议纪要,15 周工作计划,16 出差 报告,17 差旅费报销单,18 采购订单,19 销售订单,20 领料单)各种功能应有尽 有。 计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的载 体和核心,计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业 1 叶予舜二〇一六年七月二十九日星期五 单位工作中,是采用 Internet/Intranet 技术,基于工作流的概念,以计算 机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术(如天络在线等 等),广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内 部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工 办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企 业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国(内地) 专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用 先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备 中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。 在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫 OA, 以前常叫无纸化办公,后来叫办公自动化,再后来叫 OA。 办公室自动化是*年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自 动化英文原称 Office Automation ,缩写为 OA。办公室自动化系统一般指 实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括更广泛的意义,即 包括网络化的大规模信息处理系统。 办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、 新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。 2 叶予舜二〇一六年七月二十九日星期五 通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各 种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复 件等等。所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采 用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网 络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。 随着 3G 移动网络的部署,办公自动化已经进入了移动时代。移动办公 自动化系统就是一个集 3G 移动技术、智能移动终端、 VPN、身份认证、地 理信息系统( GIS)、Webservice 、商业智能等技术于一体的移动办公自动 化产品。它将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通 知公告等功能迁移到手机,工作人员可以随时随地进行掌*旃晌芾 者、市场人员等贴心的移动办公系统。 办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策,发布 指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、 检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向下级机构或合作 单位,或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。 3 叶予舜二〇一六年七月二十九日星期五 人是系统第一因素,即办公室主要因素是工作人员,包括各种人员,除 了传统办公室的角色外,现在又要加部分管理设备的专业技术人员,例如, 计算机工程师,其它设备维护人员等。 技术设备,计算机是另一因素。设备中有各种机器,如计算机、复印机、 速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等,这些设备统称为硬设备, 或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件,例如,计算机的操 作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等,这些将在 其它章节详述。 显然办公自动化这一人机系统,人,机,缺一不可。而设备方面,硬件 及必要软件都需齐备。办公自动化系统是处理信息的系统,是进入信息时代 后的一种新概念。 早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理,实现了文档 的共享及简单的查询功能; 随着数据库技术的发展, 客户服务器结构的出现, OA( Office Automation )系统进入了 DBMS 的阶段;办公自动化软件真 正成熟并得到广泛应用是在 LotusNotes 和 Microsoft Exchange 出现以后, 所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文 4 叶予舜二〇一六年七月二十九日星期五 档的处理、工作流定义等重要的 OA 功能, OA 应用进入了实用化的阶段; 但随着管理水*的提高,Internet 技术的出现,单单实现文档管理和流转已 经不能满足要求, OA 的重心开始由文档的处理转入了数据的分析,即所说 的决策系统,这时出现了以信息交换*台和数据库结合作为后台,数据处理 及分析程序作为中间层,浏览器作为前台(三层次结构)的 OA 模式,这种 模式下,可以将 OA 系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统 内,可以通过 OA 系统看到、分析、得到更全面的信息。基于 B/S 结构的 办公自动化系统,适用于施工企业的办公自动化,它涵盖日常办公管



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